AvoTax strukturiert Finanzdaten über Kategorien — flexibel an Ihr Unternehmen angepasst. Saubere Kategorien sind die Grundlage für verständliche Auswertungen, Berichte und den gemeinsamen Stand mit dem Steuerberater. Ohne einheitliche Kategorien wirkt Matching korrekt, aber Vollständigkeit und Auswertungen bleiben unklar.
Was Kategorien in AvoTax leisten
Kategorien klassifizieren Transaktionen und Belege nach Einnahme oder Ausgabe (und ggf. neutralen Bewegungen). Sie sind in der Regel mandantenspezifisch – der Mandant „Privat“ hat andere Kategorien als die GmbH. Das unterstützt die Trennung aus Multimandanten: privat und geschäftlich.
Unterschied zu Bank- und Steuerlogik
Die Bank liefert Verwendungszwecke; das Finanzamt interessiert sich für steuerliche Zuordnung (z. B. abziehbare Betriebsausgaben). Ihre Kategorien in AvoTax sind das betriebswirtschaftliche Raster dazwischen. Die finale steuerliche Einordnung bespricht man mit der Kanzlei – AvoTax liefert die strukturierte Datenbasis.
Kategorien anlegen und bearbeiten
- Nach Login den aktiven Mandanten prüfen.
- Menü Kategorien (oder Einstellungen → Buchhaltung) öffnen.
- Neue Kategorie wählen.
- Name vergeben (kurz, eindeutig, z. B. „Software & SaaS“).
- Typ setzen: Einnahme, Ausgabe oder ggf. Transfer.
- Optional eine übergeordnete Kategorie für Hierarchien (z. B. „Fahrzeug“ → „Kraftstoff“, „Versicherung“).
Namensgebung und SKR-Nähe
Viele Unternehmer orientieren sich grob am SKR03/SKR04. Sie müssen nicht jede Kontonummer abbilden – aber ähnliche Begriffe erleichtern den Export zum Steuerberater. Vermeiden Sie zu viele Einzelkategorien für einmalige Posten; nutzen Sie „Sonstige betriebliche Aufwendungen“ mit Kommentar, wenn Ihr Workflow das erlaubt.
Kategorien zuweisen
Bei Transaktionen
Nach dem CSV-Bankimport erscheinen Umsätze oft mit Vorschlagskategorie oder leer. Weisen Sie beim Belegmatching die passende Kategorie zu – ein Schritt, zwei Effekte: Beleg verknüpft und Auswertung korrekt.
Bei Belegen
Gescannte Belege (Kamera-Scan) können bereits beim Erfassen eine Kategorie erhalten. Das spart Zeit, wenn Sie wiederkehrende Lieferanten haben (z. B. immer „Bürobedarf“ für einen bestimmten Händler).
Bulk-Zuordnung
Bei vielen ähnlichen Umsätzen lohnt die Massenzuordnung, sofern AvoTax sie anbietet: Filter nach Händler oder Verwendungszweck, Kategorie einmal setzen, mehrere Zeilen aktualisieren. Prüfen Sie Stichproben, um Fehlzuordnungen zu vermeiden.
Auswertung und Berichte
Kategorien speisen direkt in Berichte: Kostenstellen-ähnliche Sichten, Monatsvergleiche, Vorbereitung der USt. Meldung in Abstimmung mit dem Steuerberater. Unvollständige Kategorien zeigen Lücken – oft fehlt nicht der Beleg, sondern die Klassifikation.
- Doppelte Kategorien – zusammenführen oder eine Kategorie nicht mehr nutzen.
- „Unkategorisiert“ wächst – kurze wöchentliche Pflege einplanen.
- Steuerberater meldet Unklarheit – gemeinsames Kategorienschema festlegen.
Governance im Team
Mit mehreren Nutzern und Rollen sollten nur Administratoren Kategorien löschen oder umbenennen. Umbenennungen können historische Berichte verzerren, wenn nicht sauber migriert. Dokumentieren Sie Änderungen intern.
FAQ
Kann ich Kategorien importieren? Je nach Version per Vorlage oder manuell; fragen Sie Ihren Steuerberater nach einem Startset.
Gelten Kategorien für alle Mandanten? Nein, in der Regel pro Mandant – bewusst für Trennung privat/geschäftlich.
Was passiert bei gelöschter Kategorie? Bestehende Vorgänge behalten oft die alte Zuordnung oder werden „ohne Kategorie“ – vor dem Löschen prüfen.
Periodische Kategorie-Reviews
Einmal pro Quartal lohnt ein Review mit dem Steuerberater: Welche Kategorien werden kaum genutzt? Wo häufen sich „Sonstige“-Buchungen? AvoTax-Auswertungen zeigen Schwerpunkte – Sie passen die Struktur an, statt jeden Ausreißer mit einer neuen Kategorie zu überfrachten. Ziel ist ein stabiler Kontenrahmen-ähnlicher Baum, der über Jahre vergleichbar bleibt.
Umsatzsteuer und Kategorien
Die USt-Behandlung (19 %, 7 %, steuerfrei) ist nicht automatisch identisch mit der Kategorie „Büromaterial“. Viele KMU trennen steuerliche Merkmale in Notizen oder Unterkategorien. Sprechen Sie mit der Kanzlei ab, ob AvoTax-Felder für Steuerschlüssel genutzt werden oder ob die Übergabe in DATEV die Steuerlogik übernimmt.
Standardkategorien vs. individueller Kontenrahmen
AvoTax erlaubt flexible Kategorien statt starrem SKR – das ist Stärke und Verantwortung zugleich. Starten Sie mit einem schlanken Set von zwanzig bis dreißig Kategorien und erweitern Sie nur bei wiederkehrendem Bedarf. Zu viele Unterkategorien („Büro: Stifte“, „Büro: Papier“) verlangsamen die Zuordnung beim Belegmatching ohne Mehrwert in der Steuererklärung.
Migration von Excel oder anderer Software
Beim Wechsel aus einer Excel-Haushaltsbuchhaltung oder einer anderen Cloud notieren Sie die alte Kategorienliste und mappen Sie sie einmalig auf AvoTax. Historische Jahre müssen nicht zwingend nachgebucht werden – klären Sie mit dem Steuerberater, ab welchem Stichtag AvoTax „führend“ ist.
Nächste Schritte
Kategorien festlegen, dann Bankimport und Matching etablieren. Überblick: Plattform. Rechtliches: Datenschutz, Impressum. Konto schließen: Konto löschen.